Digitala mötestips

Tipslista för ett bra digitala möten

Innan mötet

Testa tekniken innan, gärna genom ett testmöte. Är det många ovana deltagare, kan det vara bra att bjuda in alla till ett testmöte.
Skicka ut instruktioner till mötet, framför allt hur man mutar sin mikrofon och stänger av sin kamera. Tipsa gärna deltagarna om att välja ett ljust och tyst rum under mötet så att ni syns och hörs bra.
Rekommendera deltagarna att använda headset, för att ljudet ska bli så bra som möjligt och för att undvika rundgång.
Ange en kontaktperson med telefonnummer och e-post, om någon behöver stöd innan mötet börjar.

När mötet börjar

Ha en person som leder mötet och en som sköter chatt och tekniksupportfrågor
Börja med att alla får säga hej och sen stänger alla av mikrofonerna (om du inte kan göra det som mötesledare)
Använd chatten för att begära ordet. Om det alltid är samma deltagare som pratar, överväg att köra en runda istället.
Placera ut deltagarna som på en klocka, (tilldela dem en siffra som de får komma ihåg) för att enklare kunna göra en avstämningsrunda, utan att missa någon.
Ha vid behov ett gemensamt dokument öppet för att dokumentera eller göra yrkanden, om det är ett formellare möte.
Ha många pauser! Det är faktiskt ganska jobbigt med distansmöten. Så minipauser på några minuter gör stor nytta.
Tipsa om att stänga av kameran vid dålig uppkoppling för att spara på bandbredd

Årsmötestips

Förbered er på att mötet blir annorlunda!

Skicka ut årsmötespaket med posten, för att skapa gemenskap. Paketet kan t.ex. innehålla fika/snacks (så att alla äter samma sak), röstkort, reaktionsgrejer som syns bra i videosamtal (bilder på emojisar, tummen upp, hjärta), serpentiner, profilprodukter.
Fastställ att t.ex. tystnad betyder acklamation för snabb hantering av exempelvis mötesformalia. T.ex. 15 sekunders tystnad, vilket brukar räcka för att någon ska hinna sätta på mikrofonen.
Inled gärna med att alla får prata och presentera sig under punkten "fastställande av röstlängd". När alla har pratat en gång sänker man tröskeln lite för att våga prata igen
Låt mötespresidiet sköta själva mötet och ha 1-2 teknikansvariga som bara ansvarar för att allt funkar. Teknikansvarig tar hand om alla frågor om tekniken under mötet, kan ansvara för talarlista och förmedla talarlistan till mötesordförande.
Gör så mycket som möjligt innan det digitala årsmötet, så att mötet kan fokusera på att fatta beslut. Till exempel spela in filmer för att presentera propositioner eller motionerna samt meddela vem man ska kontakta för eventuella frågor på dessa.
Använd upprop vid öppen omröstning och testa till exempel Mentimeter eller O365 Formulär för slutna. Ställ en fråga om ombudsnummer och nästa om rösten.
Gemensamma upplevelser under längre pauser – fixa en spellista på Spotify, kolla på något på YouTube, äta samma fika eller sjunga något tillsammans.
Ta många pauser! Det kan vara ansträngande med långa distansmöten, särskilt för ovana. Så minipauser på några minuter gör stor nytta. Efter längre pauser kan det även vara bra att fastställa röstlängden och ha ett upprop, så att alla ombud får prata/höras.